Decreto Nº 253/976 Promulgación : 06/05/1976 Publicación : 13/05/1976
Registro Nacional de Leyes y Decretos: Tomo: 1
Semestre: 1
Año: 1976
Página: 996
BORDABERRY - HUGO LINARES BRUM - JUAN CARLOS BLANCO - ALEJANDRO VEGH VILLEGAS - WALTER RAVENNA - DANIEL DARRACQ - EDUARDO CRISPO AYALA - ADOLFO CARDOSO GUANI - JOSE E. ETCHEVERRY STIRLING - MARIO ARCOS PEREZ - JULIO EDUARDO AZNAREZ - FEDERICO SONEIRA
Visto: la necesidad de reglamentar el empleo de la microfilmación y de la fotocopia.
Considerando: que el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de mayo de 1973 autoriza el empleo de la copia fotográfica y microfilmada de los expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del
Estado y demás Organismos Públicos, así como la destrucción de los documentos originales.
Atento: a lo establecido en el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de mayo de 1973 y el artículo 92º del decreto 640º de 8 de agosto de 1973,
El Presidente de la República actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
Decreto reglamentario de:
Ley N° 14.106 de 14/03/1973 artículo ,
Ley N° 13.318 de 28/12/1964 artículo 242.
I - DEL EMPLEO DE LA FOTOCOPIA Y DE LA COPIA MICROFILMADA
Artículo 1
Autorízase el empleo de la fotocopia y de la copia microfilmada de los expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del Estado y demás Organismos Públicos. Dichas copias tendrán la misma validez
que el documento original a todos los fines para los que éste fuese empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre que estuvieren debidamente autenticadas. (*)
Artículo 2
La copia microfilmada comprenderá las siguientes microformas: rollo, microficha y tarjeta de apertura. A los efectos legales, se considera microficha la producida por máquina específica para estos fines.
Artículo 3
La fotocopia comprenderá tanto la tomada directamente del documento original como la ampliación de la microforma.
II - DE LA AUTENTICACION
Artículo 4
Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel equivalente o superior, o quienes los subroguen, autenticarán con sus firmas las actas referidas en los artículos siguientes, en oportunidad de
la microfilmación de los documentos de sus dependencias. Asimismo al solo efecto de responsabilidad interna deberá firmar el acta de autenticación, el funcionario encargado de la microfilmación.
Artículo 5
El rollo de microfilme y la microficha, para adquirir el valor legal a que se refiere el artículo 1º de este reglamento, no deberán tener ningún tipo de alteración excepto las admitidas en el presente decreto.
Artículo 6
El rollo de microfilme y la microficha deberán ser comenzados por un acta de apertura y terminados por un acta de cierre debidamente autenticados.
(*)
Artículo 7
El acta de apertura del rollo de microfilm a que se refiere el artículo 6º de este reglamento deberá contener:
a) Número de rollo.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se realiza la microfilmación.
c) Fecha de iniciación de la microfilmación.
d) Denominación de la documentación a contener.
e) Características, número o identificación del último documento microfilmado.
f) Firmas autenticantes.
Artículo 8
El acta de cierre del rollo de microfilme a que se refiere el artículo 6º de este reglamento deberá contener:
a) Número de rollo.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se realiza la microfilmación.
c) Fecha de terminación de la microfilmación.
d) Características, número o identificación del último documento microfilmado.
e) Observaciones constatadas durante la microfilmación.
f) Firmas autenticantes.
Artículo 9
Cuando se emplee rollo de sistema doble, al finalizar la primera pista o líneas de imágenes, el Encargado de la microfilmación so pena de nulidad deberá dejar constancia de ello bajo su firma, así como de la iniciación
al comenzar la siguiente.
Artículo 10
El acta de apertura de la microficha a que se refiere el artículo 6º de este reglamento deberá contener:
a) Número o identificación de la microficha.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se realiza la microfilmación.
c) Fecha de iniciación de la microfilmación.
d) Denominación de la documentación a contener.
e) Características, número o identificación del primer documento microfilmado.
f) Firmas autenticantes.
Artículo 11
El acta de cierre de la microficha a que se refiere el artículo 6º de este reglamento deberá contener:
a) Fecha de terminación de la microfilmación.
b) Formato de la microficha.
c) Número de exposiciones.
d) Características, número o identificación del primer documento microfilmado.
e) Observaciones constatadas durante la microfilmación.
f) Firmas autenticantes.
Artículo 12
La tarjeta de apertura, para adquirir el valor legal a que se refiere el artículo 1º de este reglamento, no deberá tener ningún tipo de alteración excepto la admitida en el presente decreto. (*)
Artículo 13
La tarjeta de apertura deberá contener un acta debidamente autenticada dispuesta en el ángulo superior izquierdo de la toma. (*)
Artículo 14
El acta de la tarjeta de apertura referida en el artículo precedente deberá contener:
a) Fecha de la microfilmación.
b) Formato de la película utilizada.
c) Firmas autenticantes.
Artículo 15
Las microfichas resultantes de aquellos equipos que microfilman toda el área en una sola toma, para adquirir el valor legal a que se refiere el artículo 1º de este reglamento, deberán contener un acta conforme a lo
establecido en los artículos 12º y 13º del presente reglamento.
Artículo 16
Cuando se microfilmen documentos y el microfilme deba presentarse fuera del Inciso a que pertenece el documento original, deberá estar autenticado además, por los funcionarios que ejerzan la representación del Inciso.
Artículo 17
Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel equivalente o superior o quienes los subroguen, autenticarán con sus sellos o firmas las fotocopias de los documentos de sus dependencias.
Deberá asimismo dejar constancia de la fecha, lugar y repartición en que se realice la fotocopia. Cuando la fotocopia consista en una ampliación del microfilme se requerirá además, para su autenticación, la ubicación de
la microforma que la generó.
Artículo 18
Cuando la fotocopia deba presentarse fuera del Inciso a que pertenece el documento original, deberá estar autenticada además, por los funcionarios que ejerzan la representación del Inciso.
III - DE LA CONSTITUCION MATERIAL DE LA PELICULA Y LA FOTOCOPIA
Artículo 19
La microfilmación de documentos de cualquier especie será realizada en película negativa de sales de halogenuros de plata, especialmente realizadas para microfilmación, con o sin perforación, con el mínimo de
180 líneas por milímetro cuadrado de definición, con soporte de acetato o poliester, en rollos, microfichas o tarjetas de apertura y pudiéndose reproducir las imágenes de los documentos en los sistemas simples
simultáneo o doble.
Artículo 20
Se entiende por sistema simple el que produce una sola pista o líneas de imágenes en la película; se entiende por sistema doble el que produce una doble pista o líneas de imágenes en forma independiente sobre la película
y, se entiende por sistema simultáneo aquel que produce una doble pista o líneas de imágenes en forma simultánea sobre la película.
Artículo 21
Las fotocopias producidas por técnicas de copiado directo del documento original, deberán efectuarse sobre materiales que aseguren su integridad poniendo en evidencia las posibles alteraciones de la documentación
reproducida. A esos efectos se emplearán papeles emulsionados y en caso de emplearse papel común éste deberá ajustarse a especificaciones de seguridad tales como fondo de color, reticulados o toda otra característica que proteja su contenido.
IV - DEL MICROFILMADO
Artículo 22
Al microfilmar documentos en rollos o microfichas se comenzará por el acta de apertura, se continuará con el primer documento inmediatamente posterior a ésta, se proseguirá con la documentación en el orden establecido y se finalizará con el acta de cierre inmediatamente después del último documento microfilmado.
Artículo 23
Cuando se microfilman documentos cuyo tamaño obliga a efectuar tomas parciales, será obligatoria la repetición de una parte de la imagen anterior en cada imagen subsiguiente, de modo que se pueda identificar por
superposición la continuidad entre las secciones adyacentes microfilmadas.
V - DE LAS ANULACIONES
Artículo 24
Cada vez que sea necesario se podrán realizar anulaciones de toma del microfilme mediante un perforado pequeño, preferentemente en el centro de la película. Esto se realizará de tal manera que no afecte totalmente la
imagen y permita leer sectores parciales para su comprobación. El citado perforado podrá ser un punto o más formando símbolos o códigos o siglas.
Artículo 25
Las tomas que se efectúen por correcciones en las microformas deberán estar precedidas por actas de autenticación que especifiquen los motivos de dicha repetición.
VI - DEL PROCESAMIENTO DE PELICULAS
Artículo 26
Para el procesamiento de películas de microfilmación deberán utilizarse procedimientos que aseguren al microfilme su alto poder de definición, densidad y estabilidad química, a los efectos de su permanencia en los
archivos.
VII - DEL CONTROL DE CALIDAD
Artículo 27
Se controlará el microfilme inmediatamente del procesamiento para comprobar irregularidades en el proceso de microfilmación que puedan afectar directa o indirectamente la integridad de la imagen microfilmada.
Artículo 28
No podrá archivarse el microfilme si se comprueba alteraciones químicas u ópticas en la película.
Artículo 29
Los controles del microfilme se registrarán en un libro que se llevará al efecto y estará bajo la responsabilidad del Encargado de la microfilmación.
VIII - DEL ARCHIVO
Artículo 30
Los microfilmes negativos y positivos de los documentos serán conservados por igual plazo que el exigido por la ley para los documentos originales.
Artículo 31
Cuando se establezcan sistemas que contengan "Archivo de Consulta" deberán estar respaldados por un "Archivo de Seguridad".
Artículo 32
El "Archivo de Seguridad" a que se refiere el artículo precedente deberá estar en otro edificio que el "Archivo de Consulta" o bajo condiciones que lo preserven de todo riesgo de destrucción. Los locales empleados a tales
efectos deberán reunir condiciones específicas para la conservación del microfilme.
Artículo 33
Sólo se utilizará el "Archivo de Seguridad" cuando haya necesidad de duplicación para la reposición del microfilme en el "Archivo de Consulta".
Artículo 34
El Poder Ejecutivo podrá disponer la creación de un "Archivo Central de Seguridad".
IX - DE LA DESTRUCCION DE DOCUMENTOS
Artículo 35
Autorízase la destrucción de los documentos archivados una vez microfilmados, teniéndose en cuenta las necesidades de cada Organismo y dependencias del Estado, sin perjuicio de lo establecido en la ley 14.040
de 20 de octubre de 1971 y del decreto 536/972 de 1º de agosto de 1972.
Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, una vez microfilmados, serán enviados para su guarda o custodia a la repartición pública especializada en la materia.
Artículo 36
La destrucción de documentos microfilmados se efectuará una vez que se compruebe que el microfilme haya cumplido con todo lo prescrito en el presente reglamento y de acuerdo a las normas impartidas por la Comisión a
que se refiere el artículo 40º de este decreto. En tal caso se labrará un acta en un libro llevado especialmente a esos efectos firmada por el responsable de la microfilmación y por el jerarca de la repartición a que
pertenece el documento a destruir. (*)
Artículo 37
El acta referida en el artículo precedente deberá contener:
a) Nombre, fecha e identificación de los documentos que se destruyan.
b) Cantidad de documentos que se destruyen.
c) Ubicación en el microfilme de los documentos que se destruyen.
d) Lugar, repartición y fecha de la destrucción de los documentos.
Artículo 38
Cuando se proceda a la destrucción de documentos una vez microfilmados se empleará a esos efectos máquinas específicas o algún otro procedimiento que impida la identificación de su contenido.
Artículo 39
El papel que resulte de la destrucción de documentos realizada en la forma indicada precedentemente, podrá ser vendido de acuerdo a las normas establecidas en el Proyecto de Ley de Contabilidad y Administración
Financiera puesto en vigencia por el decreto 104/968 de 6 de febrero de 1968 y disposiciones modificativas.
Artículo 40
Créase una Comisión integrada con un representante de la Oficina Nacional del Servicio Civil que la presidirá, del Archivo General de la Nación, de la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación,
del Poder Legislativo y del Poder Judicial, la que tendrá como cometido establecer las características de los documentos a conservar, debiendo expedirse dentro de los 180 días a partir de la fecha de promulgación de
este decreto.
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 41
Toda instalación de sistema de microfilmación así como la compra de equipos a esos efectos deberá contar con el asesoramiento previo y favorable de la Oficina Nacional del Servicio Civil.
Si pasados 30 días de recibida la solicitud de asesoramiento, la Oficina Nacional del Servicio Civil no se ha expedido, se considerará que su informe es favorable. (*)
Artículo 42
La Oficina Nacional del Servicio Civil respecto a lo dispuesto en el artículo precedente, recabará asesoramiento de una Comisión especialmente creada a esos efectos integrada con 3 (tres) Miembros, 1 (uno) por la
Oficina Nacional del Servicio Civil que ejercerá la presidencia y los 2 (dos) restantes elegidos entre los encargados de servicios de microfilmación de los diversos organismos públicos.
Artículo 43
Lo estipulado en el presente reglamento se adecuará en el futuro a las variaciones que registran las normas de organismos internacionales tales como I.S.O. Y A.S.A. en materia de microfilmación.
Artículo 44
(Transitorio).- La microfilmación realizada con anterioridad a la vigencia de este decreto, se considerará con idéntico valor que los documentos originales aunque no estén autenticados en la forma estipulada por esta
norma, siempre que haya sido realizada con los aparatos adecuados y con los materiales especificados en este reglamento y conste la fecha de microfilmación. En caso de impugnación los documentos así microfilmados
servirán de principio de prueba por escrito.
Artículo 45
Comuníquese, publíquese, etc. |
