| EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DECRETO 65/998 Ministerio del Interior; Ministerio de Relaciones Exteriores; Ministerio de Economía y Finanzas; Ministerio de Defensa Nacional; Ministerio de Educación y Cultura; Ministerio de Transporte y Obras Públicas; Ministerio de Industria, Energía y Minería; Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; Ministerio de Salud Pública; Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca; Ministerio de Turismo; Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente. Montevideo, 10 de marzo de 1998 VISTO: El proyecto de Decreto sobre «procedimiento administrativo electrónico» que eleva la Oficina Nacional del Servicio Civil. RESULTANDO: I) Que la Ley de Presupuesto Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996, encomendó al Poder Ejecutivo la reglamentación de los artículos 694 a 697 del citado cuerpo normativo. II) Que dichas normas contienen las disposiciones tendientes al empleo y aplicación de medios informáticos y telemáticos, para el desarrollo de las actividades y el ejercicio de las competencias de la Administración Pública. III) Que estos medios son de uso corriente, tanto en el ámbito nacional como internacional. CONSIDERANDO: I) Que el presente proyecto de decreto responde a la actual política de reforma del Estado, tendiente al logro de una mayor eficiencia en los trámites y procedimientos administrativos, reglamentando la implementación de medios electrónicos de trasmisión, almacenamiento y manejo de documentos. II) Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de los expedientes administrativos, permitirá minimizar la utilización de documentos basados en papel, logrando así una mayor celeridad y simplificación en la gestión administrativa. III) Que, asimismo, la incorporación de la informática a la gestión administrativa, permitirá un mayor control del flujo de información que maneja el Estado, que redundará en beneficio de la Administración y de los administrados. Que a tales fines, dada la diversidad de sistemas de información y de sus plataformas existentes en la Administración, es necesario establecer un estándar de comunicación electrónica de documentos que deberá ser compatible con los utilizados en la actividad privada nacional e internacional. ATENTO: a lo informado por el Director de la Oficina Nacional del Servicio Civil y a lo preceptuado por los artículos 694 a 698 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996, EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA actuando en Consejo de Ministros DECRETA: CAPITULO I Disposiciones Generales Art. 1º - La sustanciación de actuaciones en la Administración Pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos. Cuando dichos trámites o actos, revestidos de carácter oficial, hayan sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones, constituirán instrumentos públicos y como tales se tendrán como auténticos y harán plena fe, salvo desconocimiento o tacha de falsedad. En tal sentido, constituirán instrumentos públicos, aquellos creados por medios informáticos que aseguren su inalterabilidad. Cuando la sustanciación de las actuaciones administrativas se realice por medios informáticos, las firmas autógrafas que la misma requiera podrán ser sustituidas por contraseñas o signos informáticos adecuados. Art. 2º - Se entiende por expediente electrónico, la serie ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado. Art. 3º - El expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por sí, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido (art. 129 de la Ley Nº 16.002 de fecha 25 de noviembre de 1988). Las formalidades relativas a la intervención notarial de certificación de firmas en actos, actas y contratos de la Administración, se seguirá regulando por las normas vigentes en la materia. CAPITULO II Normas sobre procedimiento Art. 4º - Todas las normas sobre procedimiento administrativo serán de aplicación a los expedientes tramitados en forma electrónica, en la medida en que no sean incompatibles con la naturaleza del medio empleado. Art. 5º - Toda petición o recurso administrativo que se presente ante la Administración podrá realizarse por medio de documentos electrónicos. A tales efectos los mismos deberán ajustarse a los formatos o parámetros técnicos que oportunamente fije el Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, en lo referente a componentes específicos y a la validez del documento electrónico, de la Comisión Nacional de Informática, en lo referente a aspectos informáticos y del Grupo Técnico Asesor, en lo que respecta a las telecomunicaciones e integración de diferentes organismos de la Administración Pública. En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos se tendrán por no recibidos. No obstante lo expresado precedentemente, se respetará el principio del informalismo a favor del administrado, tanto para las peticiones como para los recursos administrativos. Art. 6º - Los administrados podrán presentar sus peticiones y recursos administrativos por medio de documentos electrónicos, mediante la utilización de los programas de ordenador que satisfagan el estándar establecido por la Comisión Nacional de Informática. Art. 7º - Toda vez que se presente un documento mediante transferencia electrónica, la Administración deberá expedir una constancia de su recepción. La constancia de recibo de un documento electrónico será prueba suficiente de su presentación. Su contenido será la fecha, lugar y firma digital del receptor. Para las hipótesis previstas en este artículo así como en el anterior, serán de aplicación en lo pertinente, las disposiciones contenidas en los artículos 157 a 159 del Decreto Nº 500/991 de fecha 27 de setiembre de 1991. Art. 8º - La Administración admitirá la presentación de documentos registrados en papel para su utilización en un expediente electrónico. En tales casos podrá optar entre la digitalización de dichos documentos para su incorporación al expediente electrónico, o la formación de una pieza separada, o una combinación de ambas, fijando como meta deseable la digitalización total de los documentos. En caso de proceder a la digitalización del documento registrado en papel, se certificará la copia mediante la firma digital del funcionario encargado del proceso, así como la fecha y lugar de recepción. Art. 9º - Autorízase la reproducción y almacenamiento por medios informáticos de los expedientes y demás documentos registrados sobre papel, existentes en todos los organismos públicos. Art. 10º - Podrán reproducirse sobre papel los expedientes electrónicos, cuando sea del caso su sustanciación por ese medio, ya sea dentro o fuera de la repartición administrativa de que se trate, o para proceder a su archivo sobre papel. El funcionario responsable de dicha reproducción, certificará su autenticidad. Art. 11º - Tratándose de expedientes totalmente digitalizados, el expediente original en papel, deberá radicarse en un archivo centralizado. En caso de la tramitación de un expediente parcialmente digitalizado, la pieza separada que contenga los documentos registrados en papel, se radicará en un archivo a determinar por la repartición respectiva. En ambos casos, el lugar dispuesto propenderá a facilitar la consulta, sin obstaculizar el trámite del expediente. Art. 12º - Los plazos para la sustanciación de los expedientes electrónicos, se computarán a partir del día siguiente de su recepción efectiva por el funcionario designado. Se entiende por recepción efectiva, la fecha de ingreso del documento al subsistema de información al cual tiene acceso el funcionario designado a tales efectos. Art. 13º - Los sistemas de información de expedientes electrónicos deberán prever y controlar las demoras en cada etapa del trámite. A su vez, deberán permitir al jerarca modificar el trámite para sortear los obstáculos detectados, minimizando demoras. Art. 14º - Los órganos administrativos que utilicen expedientes electrónicos, adoptarán procedimientos y tecnologías de respaldo o duplicación, a fin de asegurar su inalterabilidad y seguridad, los que serán definidos por la Oficina Nacional del Servicio Civil, con el asesoramiento de la Comisión Nacional de Informática o eventualmente del Grupo Técnico Asesor, cuando involucre a más de un organismo. Art. 15º - El Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, de la Comisión Nacional de Informática y del Grupo Técnico Asesor, en sus respectivas competencias, determinará periódicamente, en consideración a la evolución de la tecnología disponible, los medios técnicos de almacenamiento, reproducción y trasmisión telemática de documentos que, por su naturaleza o por la eficacia de los procedimientos de control aplicables, ofrezcan protección adecuada contra la pérdida o adulteración de la información almacenada, reproducida y/o trasmitida. Art. 16º - Los documentos que hayan sido digitalizados en su totalidad, a través de los medios técnicos incluidos en el artículo anterior, podrán ser destruidos si ello conviene a las necesidades de cada organismo. Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, no podrán ser destruidos, por lo que luego de almacenados serán enviados para su guarda a la repartición pública que corresponda, en aplicación de las normas vigentes sobre conservación del patrimonio histórico y cultural del Estado. Art. 17º - Las copias o reproducciones de documentos anteriormente referidos, tendrán la misma validez del documento original a todos los fines para los que éste fuese empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre que estuviesen debidamente autenticados. CAPITULO III Firma electrónica y digital Art. 18º - Se entiende por firma electrónica, el resultado de obtener por medio de mecanismos o dispositivos un patrón que se asocie biunívocamente a un individuo y a su voluntad de firmar. Art. 19º - Se entiende por firma digital, un patrón creado mediante criptografía, debiendo utilizarse sistemas criptográficos «de clave«pública» o «asimétricos», o los que determine la evolución de la tecnología. Art. 20º - A efectos de dotar de seguridad y certeza la gestión del sistema que se reglamenta, será responsabilidad de cada organismo que dirija un proyecto que utilice la tecnología de «claves públicas» y «claves privadas», determinar y documentar la forma de administración de las mismas. Art. 21º - La divulgación de la clave o contraseña personal de cualquier funcionario autorizado a documentar su actuación mediante firmas o contraseñas informáticas, constituirá falta gravísima, aún cuando la clave o contraseña no llegase a ser utilizada. Art. 22º - Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente, salvo que medie prueba de la falsificación del documento electrónico o de la divulgación de la clave por terceros. Quedan expresamente exceptuados de lo dispuesto anteriormente, la firma del Presidente de la República y de los Ministros de Estado en los decretos y resoluciones del Poder Ejecutivo, debiendo estamparse la firma en forma ológrafa (Arts. 168 numeral 25 y 181 ordinal 7º de la Constitución de la República). Art. 23º - Cuando los documentos electrónicos que a continuación se detallan, sean registrados electrónicamente, deberán identificarse mediante la firma electrónica o la firma digital de su autor: a) los recursos administrativos, así como toda petición que se formule a la Administración; b) los actos administrativos definitivos; c) los actos administrativos de certificación o destinados a hacer fe pública; d) los dictámenes o asesoramientos previos a una resolución definitiva. Art. 24º - Los actos administrativos de mero trámite, no requerirán la firma electrónica del o los funcionarios intervinientes, pero deberán identificarse mediante una clave simple. CAPITULO IV Penalidades Art. 25º - El que voluntariamente trasmitiere un texto del que resulte un documento infiel, adultere o destruya un documento almacenado en soporte magnético, o su respaldo, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (art. 697 de la Ley Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996). Art. 26º - El que voluntariamente trasmitiere a distancia entre dependencias oficiales un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (art. 130 de la Ley Nº 16.002 de fecha 25 de noviembre de 1988). |
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